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學生檔案管理系統

需求編號:83983001 發布時間:2019-11-20

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預算: ¥50000.00
需求詳情
  • 所屬類目:軟件定制開發-行業應用開發
需求描述:

學生檔案管理系統

1. 學生檔案管理系統

序號

模塊

功能描述

1

檔案收集

1)  用戶可以將暫未歸檔的檔案電子文件,手工錄入到文件中。也可對接其他系統自動收錄預歸檔文件。

2)  文件分類支持動態配置,每個分類可動態配置不同的字段數量和字段類型。

3)  文件的著錄界面,支持自定義配置。

4)  文件的瀏覽界面支持動態配置需要顯示的字段、字段位置以及字段的排序方式。

5)  用戶可將文件錄入到指定的文件分類中,支持用戶手動錄入文件內容,也支持通過Excel導入文件內容。

6)  ★檔案接收導入時,需要進行檔案數據的四性檢測(準確性、完整性、可用性、安全性),如檢測不通過,給出錯誤報告。

7)  支持檔案的批量導入,需要支持單目錄信息的導入,也可以導入目錄信息的同時進行原文的掛接。

8)  可以批量修改多個文件,修改方式支持更新和替換兩種方式。

9)  文件在刪除后,將先進入回收站,進入回收站后,可選擇徹底刪除,或者將文件還原。

10) 可以導出多個文件,支持帶原文與不帶原文兩種方式。

11) ★系統可收集DOCXLSTXTPPTJPGPDFTiffGIFPNGAVIZIPPSDDWG等多種格式的數據。

12) 可以將文件加入待歸檔中,進行后續歸檔處理。

2

檔案整理

1)  對已收集的檔案數據進行手動分類或批量分類。

2)  對待歸檔文件,可先進行評定,如果是無歸檔價值的文件,可以直接退回到收集文件中。

3)  ★對已收集的檔案數據進行元數據內容補錄、檔案編目、給定保管期限、生成檔號等整理工作。

4)  ★可以對單個文件進行內容修改,也可以批量修改待歸檔的文件,支持更新和替換兩種方式。

5)  ★可對文件進行歸檔操作,但因為文件目錄和目標檔案門類,在字段內容上存在差異,所以在歸檔前需要能夠配置歸檔規則,指定當前目標分類與目標門類中字段的對應關系。在歸檔時,如果當前文件中缺少目標門類中檔號組裝所需的字段數據,需要能夠補全所需字段數據。

3

檔案管理

1)  ★檔案門類支持動態編輯,門類類型上需要支持項目、案卷、卷內三種類型,并且在一個案卷中包含多個不同類型卷內的情況。

2)  檔案的著錄界面組成,支持自定義配置。

3)  檔案的瀏覽界面支持動態配置需要顯示的字段、字段位置以及字段的排序方式。

4)  用戶可手動錄入檔案信息,在錄入方式上支持新創建、復制錄入、存加錄入、存加值繼承等方式。在字段上,支持檔號自動生成、字段自動補零、數據自動加一等方式。

5)  可以修改某個檔案的信息,或者批量修改多個檔案信息,批量修改支持更新和替換兩種方式。

6)  當檔號需要進行調整時,支持批量更新檔號,可以更新選擇的某些檔案,也可以批量更新某一個門類下的所有檔案。更新檔號時,需要按照當前門類的檔號格式來更新,檔號格式可進行動態編輯。

7)  ★可以選擇多個檔案,進行報表打印。報表包含歸檔文件目錄、簡化歸檔目錄、備考表、背脊、底邊、歸檔文件目錄封面等常用報表格式。報表支持可視化動態編輯,方便用戶對報表的樣式和內容進行調整。

8)  檔案內容支持批量導出,支持帶原文和不帶原文兩種方式。

9)  ★支持檔案門類轉移,可以從一個門類批量遷移到另一個門類。

10) ★需要有檔案生命周期的記錄。

11) ★每一條檔案目錄中要有實體檔案具體存放位置的信息。

4

檔案利用

1)   ★實體檔案利用:

對允許借閱的檔案可先加入到允許借閱檔案庫中,可以進行實體利用操作。實體利用記錄可查詢。對超出權限的檔案進行借閱時,需提交網絡審批流程,流程審批通過后方可借閱。檔案查詢可查閱系統中允許開放的檔案數據。

檔案借閱:實現借閱申請、借閱登記、檔案查找、檔案借出操作。

檔案歸還:可通過手機對檔案上的二維碼進行掃描,實現檔案歸還、入庫、上架等操作。

催還提醒:對借閱、借調要到期未歸還檔案的系統自動發送系統內消息,提醒閱、借調人員及檔案管理員。

2)  ★數字檔案利用:

檔案查詢支持智能檢索、精確檢索、全文檢索等方式。考慮到檔案數據的特殊性,在檢索的數據安全上,需要支持對不同的用戶可以設置不同的數據閱覽權限,支持不同門類+不同部門+不同密級的組合方式來設置閱覽權限。

支持對查閱期限與查閱次數進行限制。

5

檔案保管

要求按照實際的庫房情況,創建對應的虛擬庫房存儲結構,滿足用戶對庫房信息瀏覽的需求。可以將檔案放入對應的存儲位置中,支持檔案入庫,檔案出庫,檔案上架,檔案下架,庫房盤點,標簽打印等操作。

6

檔案編研

1)  支持檔案素材和編研成果兩大功能。

2)  編研素材下可添加多種編研素材分類,可以將已有的檔案加入到編研素材中,供編研時使用,使用后可移出編研素材。

3)  編研成果內可添加多種分類,根據編研素材內容,用戶可創建編研成果,各不同分類下的編研成果支持不同的字段內容。

7

檔案鑒定/銷毀

1)  支持檔案的鑒定操作,可以進行到期鑒定提醒,對檔案重新進行鑒定。

2)  支持檔案銷毀操作,可以將檔案先加入到預銷毀庫中,再經由二次鑒定后無保存價值的檔案,可進行檔案清冊,檔案銷毀。對仍有保存價值的檔案,可還原回檔案正式庫。

8

檔案統計

1)  提供豐富的統計分析功能,統計方式包括檔案明細統計、檔案門類統計、檔案全宗統計、電子文件統計、檔案利用統計、按時間統計、按關鍵詞統計、按保管期限統計、檔案匯總統計、接收情況統計、利用情況統計等統計方式。

2)  檔案統計功能提供檔案統計報表、柱狀圖、餅狀圖等多種可視化顯示方式。

9

系統設置

★系統設置保證數字檔案管理系統在安全的環境下正常運轉,提供字典管理、歸檔配置、批量關聯配置、數據庫備份及恢復、導入數據、功能角色管理、數據角色管理、用戶管理、庫房管理、部門管理、報表管理、操作日志、學生操作審計、工作流配置等功能。

2.檔案利用服務系統管理后臺(★)

1

任務管理

1)     審核學生自己提交的更新申請,需要提供包含原件的照片。

2)   工作流審批:審批各項檔案相關操作申請。

2

轉遞處理

3)     就業轉遞:處理就業指導中心發起轉遞申請,和學生通過公眾號提交的轉遞申請。

4)   補充轉遞:對補充資料的轉遞申請進行處理。

5)   延遲轉遞:對于畢業兩年內的學生申請轉遞,支持延遲轉遞,在延遲轉遞審核中,需要審核由就業指導中心發出的轉遞通知單,對于畢業兩年后的學生,需要審核用人單位發出的調檔聯系函。

6)     原籍轉遞:轉遞到學生戶口所在地。

7)     退回再轉:出現退回情況,管理員可根據實際情況檔案歸位或者重新投遞。

8)     改派:轉遞到非原籍的地址。

9)     快遞單打印:系統支持打印快遞面單。

3

轉遞反饋

物流信息查詢與同步:可通過與第三方快遞接口(如快遞100)對接物流信息,查看轉遞的物流信息和接收情況,并將物流數據保存在檔案館數據庫中。

 

3.檔案利用服務公眾號(★)

序號

模塊

功能描述

1

統一身份認證

在微信公眾號中,可與學校數字化校園統一身份認證對接。可通過學號和密碼,進行認證,并綁定公眾號。

2

個人中心

1)     檔案查詢:可查閱已綁定學生的個人檔案,支持個人成績單、公費協議、錄取花名冊、在線證明。

2)     申請更新個人檔案:

包括校外獲獎證書、校外取得各類證書、校外成績等。

3

檔案轉遞

1)     轉遞申請:學生可進行在線的轉遞申請。

2)     轉遞反饋:當學生或用人單位在收到學生檔案后,可在線進行轉

遞反饋。

3)     物流信息:查看轉遞的物流信息和接收情況。

4)     資料補充:當學生提交轉遞申請后,在資料缺失的情況下,可進行轉遞資料補充,再次申請轉遞。

4

掃碼查看

支持掃二維碼查看檔案目錄信息。

4. 檔案利用服務系統web版(★)

序號

模塊

功能描述

1

檔案查閱

可以查閱允許訪問的檔案。

2

檔案提交

支持錄入檔案目錄信息及原文,并提交管理后臺審核。

3

檔案借閱

支持所查詢檔案加入借閱車,并提交借閱申請。

4

檔案打印

可以打印允許訪問的檔案以及經過審批后的檔案原文,并留存打印記錄。

5. 數據同步系統(★)

序號

功能描述

1

設置從檔案系統向利用服務系統允許訪問的數據。

2

同步利用服務系統中申報的個人成績。

3

同步利用服務系統中的轉遞狀態。

4

同步利用服務系統中的出入庫狀態。

 


   

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